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办公室里的TPM攻略(5S管理生动版)

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发表于 2019-6-21 17:59:51 | 显示全部楼层 |阅读模式
TPM(Total Productive Maintenance——全员生产维护)是以提高企业的设备综合效率为目标,以生产全系统的预防维护为过程,以全员参与为基础的设备保养和维护的活动。

(一)
    8
50分,方南已经西装革履地出现在他自己公司的办公室里。“今天应该是一个好日子。”方南这样想。日本客户将在今天上午考察公司,这可是一笔大生意。另外,刚接到8年没见面的老同学刘洋的电话,他今天下午到本市出差。方南立刻联系了在本市的其他几个同学,大家准备晚上好好聚一聚。

   
两年前,方南与几个股东合伙创办了一家印刷公司,由方南全权经营,虽然这一行当竞争激烈,但方南凭借几个出色的技术人员,从一开始就以质量领先的优势逐渐建立起了客户群,业绩稳步增长,目前已经在同行中颇有一定知名度了。然而,方南并不满足现状。半年前,得知日本一家著名电子企业将在中国选择印刷厂商,方南立刻意识到这是公司的巨大机会。他力排众议,从银行申请一笔巨额贷款,购买了最先进的设备。并组织公司的市场技术精英,成立特别的投标小组,准备破釜沉舟拿下这一订单。功夫不负有心人,经过几轮较量,方南的公司成最后三个候选公司之一。今天日商将来现场考察,进行更深入的洽谈。

(二)
    9
30,日商准时光临。出乎意料的是,日商只简单地看了一下价值千万的精确设备,却提出要看一些公司日常管理的文件。方南立刻安排文员安娜准备,可是过了半个小时,所要文件却丢东少西。对此方南解释道:“对不起,这个文员才来不久,对情况不熟悉,我们能不能先谈合同的事。”然而,日商并不买账,当即告辞,并通过翻译说:“我们认为,目前贵公司的效率暂时不能达到我们的合作要求。对不起,我们已经约好考察其他公司的时间,考虑到贵公司的诚意,我们下周同一时间可以再来一次,如果不能改善效率和管理,那么……。”方南如遭晴天霹雳一样,呆坐当场。

   
送走了日商,方南认真地在办公区转了一圈。在方南眼里,这里看起来是一片繁荣的景象:在诺大的集中办公区内,每个桌子上都堆着小山一样的文件,文件柜中的文件夹满满的,地上纵横交错着电话线、网线,每个人都显得那么忙碌,这难道会是一个没有效率的公司吗?方南回头看看自己的办公室,情况也差不了多少。如果这笔生意谈不成,怎么办?!自己可是把身家性命都押进来了啊。方南觉得脊背上直冒冷汗。

   
电话铃响了,方南赶紧拿起话筒,客户老刘焦急的声音从话筒另一方传来:“方总,前几个月我们签的那份合同被我丢了,请把你的那一份传过来,不然货款要出现麻烦了”。放下电话,方南忙把安娜叫来,让她把那份合同找出来,安娜为难的看着方南“方总,您并没用把它交给我啊!”

    三个小时后,方南翻遍了所有地方,终于从自己办公室的文件堆中找到了那份合同。方南摊坐在椅子上想,今天真是一个不走运的日子。日商下周还会来复查公司文件,这关系到公司生死存亡。刚才合同要是找不到,将造成巨大损失。还有什么可怕的事要发生呢?“必须要改变了”方南这样想。但是从何做起呢?

(三)
   
“怎们了,方南,生意没谈成?”晚上的同学会按原定计划召开,老同学们看出方南的情绪不高,关心地询问。面对老朋友,方南也不隐瞒,把今天发生的事情原原本本讲了出来。
     
在大家唏嘘同情方南的“遭遇”时,刘洋突然说:“或许我可以帮到你。”
   
“真的,有什么办法?”方南喜忧参半地看着他。
   
TPM!”刘洋很果断而简练地回答。
   
原来,刘洋在一家韩资企业任职TPM主管,这次出差也是来参加一个TPM成果交流会。
   
TPM好像是工厂里才用得到?”一位在场的同学提出疑问。
   
刘洋说:“对待办公室同样有有效。正好明天我们休会一天,方南,我可以到你公司看看,今天就先HAPPY吧!”
   
以方南对这位一向稳重的老同学的了解,看得出刘洋此言非虚,方南自然大喜过望,虽然当晚狂欢到凌晨200。而第二天早800整,方南已经等在刘洋住的酒店大厅里了。

(四)
    9
00整,方南带着刘洋出现在公司的会议室,根据刘洋的要求,全体办公室人员聚集在会议室。简单的开场白之后,刘洋如一个演说家般开始了TPM的讲解。

   
TPM源于日本公司的管理模式,字面意思是全员生产管理,原来流行于日韩制造企业,台湾企业也颇受其益,随着外资企业进驻中国大陆,这一管理方法也逐步在大陆的制造企业中开始推行。有的企业甚至提出了‘TPM是管理之本’的口号。目前,已经有为数不少的非制造企业,开始引入TPM并取得了很好的成效:办公效率增高了、工作环境舒适了、甚至加班都减少了。

   
说到这里,刘洋扫视着现场每个人问到:“大家是否有这样的感受,东西用的时候就找不到;笔筒里放了很多笔好像都不好用;文件夹中都是过期的文件;昨天放好的东西今天就不见了?”
   
“是啊!有这种情况。”一连串的问号得到大家的共鸣,方南联想到昨天的遭遇,更是不住点头。
   
刘洋立刻接着问:“大家知道,浪费在效率上的时间占每天工作时间的比例么?”
   
正在大家沉思的时候,刘洋微笑着说:“根据从事效率研究的专家统计,至少20%!”。大家哗然。
   
管采购阿杰说:“我认为还不止这个比例,有一次我找一份资料用了两天。”大家更是七嘴八舌地赞同起来。“原来公司这种情况这么严重啊!”方南联想到昨天发生的事情,不由暗自出了一身冷汗。

   
刘洋看出老同学的窘态,立刻转开话锋:“TPM正是可以解决这个问题钥匙。按照下面的步骤做,所有东西都可以在1分钟内找到。”话音刚落,整个会议室顿时静下来。大家好像在等待奇迹的发生。

(五)
   
刘洋在白板上并排写下了5个词:整理、整顿、清扫、清洁、素养。看到大家眼中疑惑的神情,刘洋解释道:“这就是著名的5S,是TPM的初期阶段,也是办公室TPM的核心,我可以用更具操作的词汇解释这些步骤。”他于是擦去后四个词,写下如下句子:

   
整理——找出一切不用品和不要品。
   
不用品定义:3个月内未曾用过的东西、可反复使用却多于一件的物品。
   
不要品定义:6个月内未曾用过的物品、与自己无关的物品。
        范  围:办公室内的任何文件、办公用品、个人物品。

   
实施步骤:
    1)在会议室中划出两块区域分别标注“不用品区”、“不要品区”。
    2
)每个人清理自己物品,将符合定义的物品分别放入两个区域(时间2小时)。
    3
)专人登记两个区域用品明细表。
    4
)每个人根据明细表中记录,找自己的急需物品。
    5
)不用品统一放置,不要品坚决丢掉。
    6
)每3个月清理一次不用品区,如果超过6个月无人问津,就丢掉。

    
原则:一切在规定时间内清理出的东西,都不问来处,都免于追究浪费责任!因此,两个区域总称免责区

   
写完这些内容,刘洋摆了一个潇洒挥手的动作说:“大家开始吧,这可是最关键的第一步啊!”话音未落,传来方南的声音:“好,马上开始!”大家闻风而动,刘洋从中指挥,整理活动开始了。

   
两个小时以后,办公室内恍如台风过后的小镇:抽屉都七长八短地伸着、文件柜门也敞着、文件夹七零八落地散落其中。面对这番景象,方南却兴奋地发现,原来堆在各个办公桌上的小山似的文件不见了,虽然场面混乱了些,可看起来整体物品减少一半还多,自己的办公室的战绩就更好了。在整理中,方南发现自己的桌子上有大量的过期文件、杂志、报纸,甚至还有外卖电话卡,自己认为经常用的文具多数从没用过,包括自己的两个文件柜中的一个。

   
接下来的情况更令人兴奋,免责区的物品明细表在办公室各人的手中传阅,每个人几乎都找到自己正缺的东西。采购主管拿着采购单高兴地对方南说:“方总,看来这个月的采购成本要下降一大截了,至少有一半的东西有了着落。”技术部主管在文件明细中找到了一份日文的原始资料,好像失而复得了一件宝贝一样欢呼雀跃。再看“免责区”中的物品,各种文具几十件,报纸旧杂志堆积成山,在一些过期文件下赫然放着一台佳能打印机!

   
这时方南看到刘洋向他走过来,不由得感到尴尬起来,咳!这么多问题没看到,在老同学面前丢脸了。同时想到一本书上的一句话“对一个企业来讲,长期不把问题当问题的熟视无睹是最可怕的。”想到这里,方南惊出一身冷汗!刘洋看透了方南的心思,说:“没关系,大多数企业都这样,只要你有信心一定比别人做得好!‘孔子云:朝闻道夕死,可乎?曰可矣。’呀!”方南苦笑着回应:“老兄,别卖关子了,下一步怎么干,我可是全听你的了。”刘洋却笑着说:“该吃午饭了吧?!”全体人员都笑起来。

   
在刘洋的倡议下,全体人员都到楼下饭店聚餐,场面非常热烈,大家都主动与刘洋交流上午的心得。刘洋私下对方南说:“TPM执行秘诀之一:要大家都有成就感,感觉到做这件事开心,事半功倍!”

(六)
   
午休还未结束,大家就已经整齐地聚在会议室,等着刘洋继续“授课”。白板上出现了如下字句:
   
整顿——分类、定置、标识。
    分类:
    1)将文件分出细致类别(公司级、部门级)公司级文件分类如规章制度、财务、人力资源、联络文函、传真收发、合同文本等;部门级文件如采购单、合同复印件、技术资料、公司通知等。
    2
)将其他办公用品等物品分类:可公用的/不可公用的。
   
    定置:任何物品指定唯一的存放位置,活动物品定置活动区域。
   
标识:对指定的位置进行文字标识。
   
原则:
    1)物品一经定置不能更改地方。
    2
)个人不得存放文件,全部归档。
    3
)任何可公用物品必须统一定置存放。
    4
)建立签字栏,任何人动用公用物品必须签字并当天返还。
    5
)纯粹私人物品尽量不要放在办公室。

   
有了上午的经验,大家这回行动更迅速了,在刘洋的指导下还进行了简单而有效的分工和合作,方南、安娜专门负责文件分类、技术部制作标签、财务部和生产部负责用不干胶分割区域。工作进行的顺利而有节奏,刘洋抽空又对方南说:TPM 执行秘诀之二:老板带头,推波助澜。”

    当大家完成任务时,面对焕然一新的办公室,都不约而同的发出欢呼声。方南更是难以掩饰心中的激动之情。刘洋一副见怪不怪的表情,慢条斯理地说:“请方总测试找文件时间。”方南点出了3个文件,开始计时。只见安娜从容不迫地走到文件柜前,一一拿出文件夹,三份文件全部呈现在方南面前,只耗时43秒!全体又是一阵欢呼。人人都见证了奇迹的出现。此时刘洋却敦促大家回到会议室。课程又继续了。

(七)
     
这回,刘洋先来了一段开场白:“在大家的努力下,我们见证了刚才奇迹的发生,但是有一句话说得好‘刹那间的光辉不代表永恒’,只有坚持好,才能把我们所见的成果发扬光大。如何坚持呢?就是我们下边要提到的。”他转身在白板上写下如下内容:

   
清扫——分区、定人、定标准。
    分区:划分责任区域、绘制责任区图。
   
定人:就近指定维护责任人、监督责任人。
   
定标准:对所划分的区域给出具体摆放标准、卫生标准、维护检查具体时间。

   
原则:
    1)责任区细致准确,涵盖办公室任何角落、细致到每个文件夹。
    2
)责任人要清晰明确,单人负责,每人都要参加,不能有任何例外。
    3
)标准制定越细、越严格越好。

   
刘洋要求技术部绘制出办公室平面图来,其他人准备责任人标牌。刘洋则带着几个人编写标准样板。
   
半个小时后,平面图绘出,刘洋把上面的物品分出多个区域,以不同的颜色标示。而每个颜色对应一个责任人,每个责任人开始按照标准样板制定本区域标准。标准确定后,制作成标牌张贴在各自责任区的明显地方,连同责任人姓名和颜色。大功告成!刘洋要求每个人,都按照区域的标准开始维护和检查区域内物品,同时又悄悄地对方南说:TPM执行秘诀之三:全员参与,无往不利。”

(八)
  
“最后,还有两点”
  
清洁——持之以恒的执行并不断改进。
  
素养——把上述活动变成习惯。
  
   环顾大家,刘洋说:“以上是我个人对5S应用在办公室的一些体会。5S只是TPM概念中的一个组成部分TPM作为成功企业管理经验的一部分,也在不断被剖析和解构,不断延伸。今天我们看到的只是汪洋大海中的一滴水的威力。但是不管其内涵和外延如何变化,只有一点是不变的,那就是坚持!”

   
一周以后,刘洋接到方南的电话:“日本的生意谈成了!”


(注:以上故事引自网络,作者不详




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